毎日40人・年間1万人以上と会話しているRyoです。口頭のやり取りが多い薬局でも、意外と社内メールを送る機会はあります。文章だけで相手に意図を伝え、気持ちよく動いてもらうにはコツが必要です。今回は、社内メールで好印象を残すためのポイントをまとめました。
読者の悩み
メールが長くて読まれない
必要な情報を全部入れようとして長文になると、相手は読む気をなくしてしまいます。僕も新人のころは説明を詰め込みすぎて、返信が来ないことがありました。
トーンが固すぎて距離を感じる
丁寧に書こうとして敬語を並べると、逆に冷たい印象になることがあります。薬局の同僚から「堅すぎて怖い」と言われたこともあり、バランスが難しいと感じました。
用件が伝わらない
タイトルや冒頭で何を伝えたいのか明確にしないと、相手にとって重要度がわからず後回しにされがちです。
原因を理解する
主語が曖昧
誰が何をするのかが明確でないメールは、読み手に余計な負担を与えます。薬局での引き継ぎメールでも、担当者が不明なままだと作業が滞ります。
情報の並べ方が悪い
重要な情報が本文の後半に埋もれていると、相手が気づかないことがあります。順序を整えるだけで伝わり方が変わります。
敬語の使い分けができていない
同僚へのメールでも敬語を乱用すると距離が生まれます。かといってカジュアルすぎると失礼にあたるので、相手との関係に応じて使い分けが必要です。
解決手順
件名で要点を伝える
件名には「【要確認】」「【共有】」などのタグをつけ、用件を一目でわかるようにします。薬局での在庫共有メールも「【至急】○○薬品の在庫不足について」と書くだけで反応が早くなりました。
結論を最初に書く
本文冒頭で結論を示し、その後に詳細を添える構成にします。「来週のミーティングは火曜10時に変更します。理由は…」のように先に要点を伝えると、相手はストレスなく読めます。
主語と動作をはっきりさせる
「私は」「○○さんが」など主語を明確にすると、誰が動くべきか一目でわかります。引き継ぎメールなら「私は在庫表を更新しました。○○さんは確認をお願いします」と具体的に書きます。
丁寧さと親しみのバランスを取る
敬語を使いつつ、柔らかい言い回しを混ぜると距離が縮まります。「お疲れさまです」「助かります」といった一言を添えるだけで印象が変わります。
実践例・注意点
実践例: 在庫共有メール
件名: 【共有】8月31日時点の在庫状況
本文:
お疲れさまです。Ryoです。
本日、胃薬Aが残り5箱となりました。私は発注を済ませましたので、○○さんは到着次第検品をお願いします。急ぎませんが、明日中に確認いただけると助かります。
このように主語をはっきりさせ、結論を冒頭に置くことでスムーズに動いてもらえました。
実践例: ミーティング調整
参加メンバーに送る場合は「お忙しいところすみません。来週の薬剤勉強会を火曜10時に変更したく思います。問題なければ返信不要です」と端的に伝えます。返信の手間を省く配慮も大切です。
注意点: 返信の催促は優しく
返事がないからといって「まだですか？」だけ送ると角が立ちます。「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけると助かります」と添えるだけで印象が良くなります。
注意点: ファイル名に気をつける
添付ファイルの名前が「document1.pdf」だと後で探しづらく、信頼を落とします。内容がわかる名前にしておくと親切です。
まとめ
社内メールは小さな心配りの積み重ねです。件名で要点を伝え、結論を先に示し、主語と動作を明確にするだけで驚くほどスムーズに仕事が進みます。薬局でのやり取りを通じて感じたのは、丁寧さと親しみのバランスが信頼につながるということ。面倒でも一通一通丁寧に書いていきましょう。
