面談で本音を引き出す人事の聞き方

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毎日薬局で40人のお客様と会話しているRyoです

人事の皆さん、「面談で部下の本音が聞けない…」そんな悩みありませんか?

部下が「大丈夫です」「問題ありません」と表面的な回答しかしない。本当のところが分からないから、適切なサポートができない。これは多くの人事担当者が抱える課題です。

今日は、面談で部下の本音を引き出す聞き方のコツをお伝えします。これを実践すれば、部下との信頼関係も深まり、組織の課題も早期発見できるようになりますよ!

目次

なぜ部下は本音を話さないのか?

部下が本音を話さない理由は、主に以下の3つです。

1. 信頼関係が不足している

「この人に話しても大丈夫かな?」という不安があると、本音は出てきません。特に、過去に話した内容が適切に処理されなかった経験があると、警戒心が強くなります。

2. 評価への不安

「本音を話すと評価が下がるのでは?」という懸念があります。特に、ネガティブな意見や不満を言うことで、マイナス評価につながると思われがちです。

3. 話す価値がないと思っている

「話しても何も変わらない」「聞いてもらえない」という諦めの気持ちがあります。過去の経験から、面談が形式的なものだと感じている可能性があります。

本音を引き出す聞き方の基本

1. 環境づくりから始める

面談の場所や時間を、部下が話しやすい環境にしましょう。

場所の選び方

  • 個室で、他の人に聞こえない環境
  • カフェや会議室など、リラックスできる場所
  • 部下が選んだ場所(可能であれば)

時間の設定

  • 部下の都合を優先する
  • 急がせない、十分な時間を確保する
  • 定期的な面談の習慣をつける

2. 信頼関係を築く

本音を聞く前に、まず信頼関係を築くことが重要です。

過去の約束を守る

  • 前回の面談で約束したことを必ず実行する
  • できない場合は、理由を説明して代替案を提示する

部下の話を真剣に聞く

  • スマートフォンやPCを見ながら聞かない
  • 相槌や頷きで「聞いている」ことを示す
  • 途中で話を遮らない

効果的な質問の仕方

1. オープンクエスチョンを活用する

「はい・いいえ」で答えられる質問ではなく、部下が自由に話せる質問をしましょう。

良い質問の例

  • 「最近、仕事でどのようなことを感じていますか?」
  • 「チームの雰囲気について、どう思いますか?」
  • 「あなたが理想とする職場環境は、どのようなものですか?」

避けるべき質問

  • 「仕事は順調ですか?」(「はい」で終わってしまう)
  • 「何か困ったことはありませんか?」(「いいえ」で終わってしまう)
  • 「給料に不満はありませんか?」(直接的な質問で警戒される)

2. 段階的に深掘りする

いきなり核心的な質問をするのではなく、段階的に深掘りしていきましょう。

段階的な質問の例

  1. 「最近の仕事の調子はどうですか?」
  2. 「特に印象に残っている出来事はありますか?」
  3. 「その出来事について、詳しく教えてもらえますか?」
  4. 「その時、どのような気持ちでしたか?」

3. 部下の言葉を活用する

部下が使った言葉や表現を、そのまま質問に含めましょう。

部下:「最近、忙しくて…」
あなた:「忙しいということですが、具体的にどのようなことが忙しいと感じる原因になっていますか?」

本音を引き出す具体的なテクニック

1. 沈黙を活用する

質問の後に適度な沈黙があると、部下が深く考える時間ができます。

実践方法

  • 質問後、3-5秒の沈黙を作る
  • 部下が話し始めるまで待つ
  • 途中で話が止まった時も、急いで次の質問をしない

2. 共感を示す

部下の感情に共感を示すことで、話しやすくなります。

共感の表現例

  • 「それは大変でしたね」
  • 「その気持ち、よく分かります」
  • 「確かに、そう感じるのも無理ありませんね」

3. 具体例を求める

抽象的な回答に対しては、具体例を求めることで本音が見えてきます。

具体例を求める質問

  • 「例えば、どのような場面でそう感じましたか?」
  • 「具体的に、どのような行動をされましたか?」
  • 「その時、周りの人はどのような反応でしたか?」

面談の流れとポイント

1. 面談の開始(5分)

目的

  • 部下をリラックスさせる
  • 面談の目的を明確にする

具体的な行動

  • 軽い雑談から始める
  • 「今日は、あなたの話を聞かせてもらいたいと思っています」
  • 「何でも気軽に話してください」

2. 本題(20-25分)

目的

  • 部下の本音を引き出す
  • 課題や要望を把握する

具体的な行動

  • オープンクエスチョンで話を引き出す
  • 部下の話をじっくり聞く
  • 必要に応じて深掘りする

3. 面談の終了(5分)

目的

  • 面談の内容を整理する
  • 次のアクションを明確にする

具体的な行動

  • 今日話した内容を簡単にまとめる
  • 次回までに何をするかを確認する
  • 面談の感想を聞く

よくある失敗パターンと対処法

1. 説教になってしまう

失敗例
「それはあなたの努力不足です。もっと頑張りなさい」

対処法

  • 部下の話を最後まで聞く
  • まずは部下の気持ちを理解する
  • 解決策は一緒に考える

2. すぐに解決策を提案してしまう

失敗例
「それは○○すれば解決しますよ」

対処法

  • 部下自身が解決策を考えられるよう質問する
  • 「あなたなら、どうしますか?」
  • 「他に方法はないでしょうか?」

3. 評価の話をしてしまう

失敗例
「その話は評価に影響しますよ」

対処法

  • 面談中は評価の話は避ける
  • 「今日の話は、あなたの成長のために聞いています」
  • 評価とは別の機会で話す

本音を引き出せた後の対応

1. 話した内容を整理する

部下が話した内容を、整理して伝え返しましょう。

整理の例
「今日は、チームのコミュニケーションについて、以下のような課題があることが分かりましたね。1つ目は…、2つ目は…」

2. 次のアクションを決める

話した内容を踏まえて、具体的なアクションを決めましょう。

アクションの例

  • 「来週のチーム会議で、この課題について話し合いましょう」
  • 「1週間後に、改善の進捗を確認しましょう」
  • 「必要に応じて、他の部署にも相談してみましょう」

3. フォローアップを忘れない

面談で決めたことを、必ず実行しましょう。これが信頼関係を築く鍵です。

まとめ

面談で部下の本音を引き出すには、信頼関係を築くことから始めましょう。

適切な環境づくり、効果的な質問、そして部下の話を真剣に聞く姿勢が重要です。本音を聞けた後は、必ずフォローアップを忘れずに。

フォローアップクエスチョンについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事もどうぞ→フォローアップクエスチョンとは?例文と使い方まとめ

部下との信頼関係を深め、組織の課題を早期発見できる人事になりましょう!

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この記事を書いた人

調剤薬局で働く現役薬剤師です。
医療現場の非効率さに疑問を持ち、独学でプログラミングを習得しました。
今では、ReactやPythonを使って現場の業務を効率化するツールを自作しています。
このブログでは、医療や薬局業務に役立つIT活用術や、プログラミング初心者の方に向けた実践的な学習ノウハウを発信しています。

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