会議って時間の無駄だと思ってませんか？
毎日40人・年間1万人以上と会話しているRyoです。薬局でのスタッフミーティングや医師との症例検討会を通じて、会議の進め方次第で結果が全然違うことを実感してます。
「会議が長いのに何も決まらない」「みんな黙ってて盛り上がらない」「結局いつもの人だけが話してる」って経験ありませんか？私も最初の頃は、30分で終わる予定が2時間になったり、何の結論も出ないまま終わったり…
でも会議ファシリテーションのスキルを身につけてから、薬局のミーティングが劇的に変わりました。時間は半分、でも成果は倍増。みんなが積極的に参加するようになったんです。
ファシリテーションって何？なぜ必要？
ファシリテーターの役割
ファシリテーターっていうのは、会議の司会者とはちょっと違う。参加者全員が積極的に参加できるように促して、チーム全体で良い結論を導き出すサポート役なんです。
薬局での例だと：
- 司会者：「次の議題に移ります」「時間なので終了します」
- ファシリテーター：「○○さんはどう思いますか？」「みんなの意見をまとめると…」
なぜファシリテーションが重要？
会議って、放っておくと声の大きい人の意見が通っちゃったり、内向的な人の貴重な意見が埋もれちゃったりするんですよね。
薬局でも、ベテランの薬剤師の意見が強くて、若い薬剤師が「実は現場でこんな問題が…」って思ってても言い出せない雰囲気がありました。でもファシリテーションを使うことで、みんなの意見を引き出せるようになったんです。
効果的な会議の事前準備
目的とゴールを明確化
「なんとなく定期的にやってる会議」じゃなくて、「何を決めたいのか」「どんな状態になれば成功か」を明確にする。これが超重要。
薬局での実例：
- ❌「薬歴の件について話し合いましょう」
- ⭕「薬歴入力時間を30%短縮する方法を今日決定します」
参加者の選定
「みんな集まれ」じゃなくて、その議題に関係する人だけを招集。人数が多すぎると発言しにくくなるし、関係ない人は時間の無駄になる。
理想は5-7人。10人を超えると、ファシリテーションが一気に難しくなります。
アジェンダの作成
会議の流れを事前に作って、参加者に共有する。時間配分も明記して、「この議題にこれだけの時間」って決めておく。
アジェンダ例：
14:00-14:05 開始・今日のゴール確認
14:05-14:20 現状の課題共有
14:20-14:40 解決案のブレインストーミング
14:40-14:50 案の絞り込み・優先順位付け
14:50-15:00 次のアクション・担当者決定
会議開始時のファシリテーション
アイスブレイクで雰囲気作り
いきなり議題に入るんじゃなくて、軽い雰囲気作りから。「今週何か良いことありました？」「最近気になったニュースは？」みたいな簡単な話題で。
薬局では「今日接客してて面白かった患者さんの話」とかから始めることが多いです。2-3分でOK。
グラウンドルールの設定
会議のルールを最初に確認する。「スマホはサイレントモードで」「批判じゃなく建設的な意見を」「時間を守りましょう」みたいに。
みんなで合意してから始めることで、進行しやすくなります。
今日のゴール再確認
アジェンダを配ってあっても、改めて「今日は○○を決めることが目標です」って確認。参加者全員の意識を合わせる。
議論を活性化させるテクニック
質問力を鍛える
ファシリテーターの武器は「質問」。良い質問をすることで、参加者の発言を引き出す。
オープンクエスチョン：
- 「どう思いますか？」
- 「他にはどんな方法がありますか？」
- 「具体的にはどういうことでしょう？」
クローズドクエスチョン：
- 「AとB、どちらが良いですか？」
- 「この案に賛成ですか？」
沈黙を怖がらない
質問した後の沈黙って気まずいけど、これは参加者が考えてる証拠。10-15秒は待ってみる。焦って自分で答えちゃダメ。
「みなさん、考える時間を取りますね」って言って、堂々と待つ。
全員参加を促す
「○○さんはどう思いますか？」って指名することも大事。でも圧迫感を与えないように、「もしよろしければ…」って配慮も必要。
薬局では「調剤現場の○○さんから見て、どうですか？」って、その人の専門性を認める聞き方をしてます。
意見をまとめる技術
視覚化する
ホワイトボードや付箋を使って、出た意見を見える形にする。みんなが同じ情報を共有できるし、議論が散らからない。
薬局では、問題点を赤い付箋、解決案を青い付箋に書いて分類してます。
構造化して整理
バラバラに出た意見を、カテゴリーごとに整理する。「コスト面」「効率面」「安全面」みたいに分けると、議論しやすくなる。
優先順位をつける
全部の案を実行するのは無理だから、重要度と実現可能性で優先順位をつける。「これは今すぐできる」「これは来月から」「これは長期的な課題」って。
対立を建設的に処理する方法
感情と意見を分ける
「○○さんの意見はダメ」じゃなくて「○○という案には課題がある」って、人格攻撃にならないように注意する。
「○○さんの気持ちもよく分かります。その上で、別の視点から見ると…」って感情も受け止めつつ、建設的に進める。
対立の背景を探る
表面的な対立の裏に、本当の問題があることが多い。「なぜそう思われるのですか？」「具体的にはどんな心配がありますか？」って掘り下げる。
薬局でも、「新しいシステム導入反対」の裏に「操作が覚えられるか不安」があったりする。本当の問題が見えれば、解決策も見つかる。
共通点を見つける
対立してる双方の共通点を見つけて、そこから話を進める。「お二人とも患者さんのことを第一に考えてらっしゃいますね」みたいに。
会議を時間内に収める技術
タイムキーパーを置く
ファシリテーターが時間も見てると大変だから、別の人にタイムキーパーをお願いする。「あと5分です」って合図してもらう。
パーキングロット活用
議題から外れた話は「パーキングロット」（駐車場）に一時的に置いておく。「これは大事な話ですが、別途時間を取って議論しましょう」って。
ホワイトボードの端に「後で話す項目」として書いておく。
時間配分を意識
各議題の時間配分を守る。「ブレインストーミングは15分でお願いします」「議論があと5分で終了です」って時間を意識させる。
決定事項を確実に実行させる方法
5W1Hで明確化
決まったことは曖昧にしないで、5W1Hで明確化する。
- Who：誰が
- What：何を
- When：いつまでに
- Where：どこで
- Why：なぜ（目的）
- How：どのように
次回確認のタイミング設定
「来週の会議で進捗確認します」「1ヶ月後にレビューしましょう」って、フォローアップのタイミングも決めておく。
議事録の共有
会議が終わったら24時間以内に議事録を共有。決定事項、担当者、期限を明記して、参加者全員に送る。
参加者のタイプ別対応
話しすぎる人
時間を独占しちゃう人には、「○○さんの意見、よく分かりました。他の方はいかがですか？」って他の人に振る。
感謝を示しつつ、他の人にも発言機会を作る。
全然話さない人
内向的な人には、「○○さん、何かお気づきの点はありますか？」って優しく声をかける。プレッシャーを与えない程度に。
事前に「今度の会議で○○について聞かせてもらえる？」って個別に相談しておくのも効果的。
批判ばかりする人
「なぜダメだと思われるのか、具体的に教えてください」「では、どうしたら改善できるでしょうか？」って建設的な方向に誘導する。
批判を否定するんじゃなくて、改善につなげる。
話が脱線する人
「面白いお話ですね。今の議題が終わったら詳しく聞かせてください」って、話を一旦止めて議題に戻る。
相手の話を否定せず、タイミングを変える提案をする。
オンライン会議のファシリテーション
技術的な準備
音声、画像のチェックは事前に。「聞こえますか？」「画面共有できてますか？」で時間を取られるのは避ける。
画面共有の準備、資料の準備も事前に完了させておく。
参加者の管理
オンラインだと表情が読みにくいから、意識的に名前を呼んで発言を促す。「○○さん、どう思われますか？」って。
チャット機能も活用して、質問や意見を書いてもらう。
集中力の維持
オンライン会議は集中力が続きにくいから、こまめに休憩を入れる。1時間以上なら途中で5分休憩。
「みなさん、ちょっとストレッチしませんか？」って気分転換も大事。
会議後のフォローアップ
議事録の共有
決定事項、アクションアイテム、担当者、期限を明記した議事録を24時間以内に共有。
テンプレートを作っておくと効率的：
【日時】2025/08/25 14:00-15:00
【参加者】○○、△△、□□
【決定事項】
1. ○○を来月から実施（担当：△△さん、期限：9/30）
【次回会議】9/1（月）14:00-
進捗の確認
決まったことが実行されてるか、定期的にチェック。「先月決まった○○の件、いかがですか？」って。
個別にフォローすることも大事。会議で決まったことが放置されがち。
改善点の振り返り
「今日の会議はどうでしたか？」「もっと良くするにはどうすればいいでしょう？」って振り返りの時間も取る。
ファシリテーションも改善し続けることが大切。
まとめ：ファシリテーションはチームを変える技術
会議ファシリテーションって、単なる司会技術じゃなくて、チーム全体のパフォーマンスを向上させる重要なスキル。みんなの意見を引き出して、より良い結論を導き出すための技術なんです。
薬局での経験を通じて学んだのは、ファシリテーションがうまくいくとチームの一体感が生まれるってこと。「自分の意見が聞いてもらえた」「みんなで決めた」って実感があると、決定事項の実行率も格段に上がる。
最初はうまくいかないかもしれないけど、意識して練習してるうちに必ず上達します。質問の仕方、沈黙の使い方、まとめ方、時間管理…全部技術だから、練習すれば身につく。
「会議が長いのに何も決まらない」「みんなが参加してくれない」って悩んでる人は、ぜひファシリテーションを試してみてください。きっと会議の質が変わるし、チーム全体の雰囲気も良くなるはず。
最後に、ファシリテーターの一番大事な心構えは「自分が主役じゃない」ってこと。参加者が主役で、ファシリテーターはそのサポート役。みんなが気持ちよく参加できて、良い結論が出るように支援するのが役割です。
一緒に効果的な会議を作っていきましょう！薬局でも他の職場でも、きっと役に立つスキルだと思います。
